Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Worldvision-Media is de verwerkingsverantwoordelijke. Contact: operational.worldvisionmedia@gmail.com. KvK: 93749953. BTW: NL005039309B97. Adres: Hoge Morsweg 53, 2332 HH Leiden, Nederland.

2. Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van je rol (klant, teamlid, editor, beheerder) verwerken we:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld/gehasht), rol, functietitel, telefoonnummer, profielfoto.
• Bedrijfsgegevens (klanten en editors): bedrijfsnaam, KvK/BTW-nummer, vestigings- of woonadres, contactpersonen, logo en huisstijl.
• Projectgegevens: projecten, taken, planning, video's, feedback, opmerkingen, annotaties en geüploade bestanden.
• Financiële gegevens: facturen, offertes, betalingen, uurtarieven, en bankrekening-/PayPal-gegevens van editors en klanten.
• Tijdregistratie: gewerkte uren, start- en stoptijden, pauzes, werklogboek en labels. Hiermee maken we productiviteits- en urenrapportages; er worden geen besluiten uitsluitend geautomatiseerd op genomen.
• Beschikbaarheid: vakantie-, ziekte- en afwezigheidsdagen die je zelf invult, inclusief een eventuele toelichting. Een ziekmelding is een gezondheidsgegeven; we verwerken dit uitsluitend voor de planning en delen het niet buiten het platform.
• Communicatie: chatberichten, meldingen en e-mailcorrespondentie binnen het platform.
• Ondertekening: bij het akkoord op een opdrachtovereenkomst leggen we je getypte naam, je getekende handtekening, het tijdstip en een versleutelde verwijzing naar je IP-adres vast als bewijs van akkoord.
• Gebruiks- en beveiligingsgegevens: inloggegevens, apparaatomschrijving en browser, globale locatie (stad/land) van je sessies, audit-logs, IP-adres (voor beveiliging/rate-limiting) en toegangstokens van gekoppelde diensten.
• Toegangsverzoeken: naam, e-mailadres, bedrijf en bericht van mensen die toegang aanvragen, ook wanneer het verzoek wordt afgewezen.
• Aanvaarding van de voorwaarden: het tijdstip waarop je akkoord ging, de versie en een vingerafdruk (hash) van de tekst die je toen kreeg te zien, de taal, je browseromschrijving en een versleutelde verwijzing naar je IP-adres. Dit bewaren we als bewijs van akkoord.
• Beeldmateriaal: video's, foto's en geluid die klanten aanleveren of die wij produceren. Als daarop personen herkenbaar in beeld of hoorbaar zijn, zijn dat persoonsgegevens van die personen. Zie sectie 4.

3. Doeleinden en grondslagen

We verwerken deze gegevens om:

• de dienst te leveren en projecten uit te voeren (uitvoering van de overeenkomst);
• te factureren en betalingen te administreren (wettelijke verplichting / overeenkomst);
• het platform te beveiligen en misbruik te voorkomen (gerechtvaardigd belang);
• je te informeren via meldingen en e-mails over je projecten (uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang);
• te voldoen aan wettelijke bewaar- en administratieplichten (wettelijke verplichting).

4. Personen in aangeleverd beeldmateriaal

Voor beeldmateriaal dat een klant aanlevert of laat opnemen, bepaalt die klant het doel en de middelen. De klant is daarvoor dus verwerkingsverantwoordelijke; Worldvision-Media verwerkt dat materiaal in opdracht en handelt daarbij als verwerker. Wij monteren, converteren, slaan op en leveren terug — we gebruiken het niet voor eigen doeleinden.

Dat betekent ook dat de klant zorgt voor een geldige grondslag tegenover de mensen die in beeld zijn, waaronder hun toestemming en het portretrecht. Wij controleren dat niet inhoudelijk; de algemene voorwaarden leggen die verantwoordelijkheid bij de aanleverende partij.

Sta je zelf in een video en wil je weten wat er met je beeld gebeurt, of wil je bezwaar maken? Richt je dan tot de opdrachtgever van die productie. Weet je niet wie dat is, mail ons op operational.worldvisionmedia@gmail.com — dan verwijzen we je door en zetten we, waar dat aan ons is, de verwerking zolang stil.

5. Subverwerkers en derde partijen

Om het platform te laten werken schakelen we een aantal verwerkers in. Met elk van hen sluiten we (waar van toepassing) een verwerkersovereenkomst. Zij verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht:

We verkopen je gegevens nooit aan derden.

6. Doorgifte buiten de EU

Sommige verwerkers kunnen gegevens (mede) buiten de EER verwerken. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen, zoals de EU-modelcontractbepalingen (SCC's). Neem contact op voor meer informatie.

7. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Accountgegevens bewaren we zolang je account actief is. Financiële/administratieve gegevens bewaren we conform de wettelijke fiscale bewaarplicht (in Nederland 7 jaar). Projectinhoud bewaren we volgens de afspraken met de betreffende klant. Het platform hanteert interne bewaar- en opschoonbeleid; verwijderde items gaan eerst naar een prullenbak voordat ze definitief worden gewist.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen: versleutelde verbindingen (HTTPS), gehashte wachtwoorden, rolgebaseerde toegang met per-resource eigendomscontroles, optionele tweefactor-authenticatie, sessie-invalidatie bij wachtwoordwijziging/deactivering, rate-limiting en audit-logging.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Neem hiervoor contact op via operational.worldvisionmedia@gmail.com; we handelen je verzoek binnen 30 dagen af. Bij een verwijderverzoek anonimiseren we je account. Sommige gegevens blijven bewaard omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn of omdat ze onlosmakelijk deel uitmaken van een gedeeld dossier: facturatiegegevens (fiscale bewaarplicht), en bijdragen aan gedeelde projecten zoals chatberichten en opmerkingen bij video's — die worden ontkoppeld van je naam in plaats van gewist. Kopieën bij onze verwerkers (boekhouding, bestandsopslag, verzonden e-mail) ruimen we op verzoek apart op. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Cookies

We gebruiken uitsluitend functionele/noodzakelijke cookies die nodig zijn om ingelogd te blijven (een beveiligde, http-only sessiecookie) en om je taalvoorkeur te onthouden. We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.

11. Geautomatiseerde verwerking en AI

Het platform berekent op een aantal plekken automatisch suggesties en scores: een voorstel welke editor het best bij een opdracht past, een indicatie van de gezondheid van een klantrelatie, en productiviteitsoverzichten op basis van geregistreerde uren. Deze uitkomsten zijn hulpmiddelen — er wordt nooit een besluit over jou uitsluitend geautomatiseerd genomen; een mens beslist. Je kunt bezwaar maken tegen deze verwerking en om een toelichting vragen via het contactadres hieronder.

Wanneer feedback op een video automatisch (door AI) is gegenereerd, wordt dat als zodanig aangeduid bij de opmerking. We gebruiken geen persoonsgegevens om AI-modellen te trainen.

12. Leeftijd

Het platform is bedoeld voor zakelijk gebruik. Je moet minimaal 16 jaar zijn om een account te gebruiken. We richten ons niet op kinderen en verzamelen niet bewust gegevens van personen jonger dan 16.

13. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.

14. Contact

Vragen over privacy? Mail ons op operational.worldvisionmedia@gmail.com.